105年12月28日第5屆第4次理監事聯席會議通
台灣質譜學會(以下稱本會)年會暨學術研討會(以下簡稱年會)為每年一次之例行會議,由國內教育或研究機構承辦(以下稱主辦單位)。舉辦年會旨在維繫質譜相關領域學術、政府與產業人士之交流,並推廣質譜技術與知識,促進台灣質譜應用與發展。因年會之參與人數及討論主題豐富多元,為落實本會與主辦單位之分工、規劃及管理財務之運作,強化合作籌辦會議之效率,故訂立此作業原則。
- 本會理監事及會員可向學術委員會推薦主辦單位,由學術委員會基於場地規劃、財務計畫、募款及會議籌備能力等方面進行評估,評估結果於理監事會議決議。
- 主辦單位與學術委員會組成籌備委員會討論大會議程。主持人、講員及引言人由本會及主辦單位各提名六成以及四成之人選,名單經本會理監事會決議通過後執行。初步邀請由主辦單位執行,正式邀請函由本會理事長及主辦單位負責人共同署名(可參考範例)。
- 籌備委員會應定期討論籌辦進度(至少二次,可參考範例),其內容須包含議程、財務規劃、場地、報名及投稿等項目。
- 主辦單位應提出年會財務規劃,與財務委員會討論後,經理監事會議通過後執行。
- 邀請講員演講費、投稿摘要及壁報評選審查費、傑出壁報獎及年會報名費等金額依本會訂定之標準支付。主持人、講員及引言人由主辦單位提供主持費或演講費及減免年會報名費,不提供交通及住宿費用。
- 大會講員如為國外學者,其機票及日支費應向政府單位依規定申請補助。如補助不足,本會將依科技部化學推動中心規定之標準補助。
- 年會所需經費應向政府、民間及廠商募集,由主辦單位擬定募款信並與本會理事長共同署名後發出(可參考範例)。募集經費之使用由主辦單位統籌規劃,並應考量籌辦年會與本會會務經常性之支出。
- 募款及註冊費應匯入本會帳戶,主辦單位支用本會帳戶之經費應提供單據核銷。年會結束後兩個月內,主辦單位應提交財務收支報告表予本會財務委員會,並於理監事會議中報告。
- 籌備相關細節可參考以下「台灣質譜學會年度研討會籌備暨執行作業範例」。
- 本作業原則經學術及財務委員會討論決議後,提請理監事會議通過後實施,修訂程序亦同。